neděle 5. června 2016

KonMari V. - Dokumenty a papíry

V každé domácnosti je několik míst, kde se vrší papíry. Ve FlyLady jde o typické hotspoty: o botníky, jídelní stoly, dvířka lednic, místa u telefonu nebo na PC stole, konferenční a konzolové stolky, plochy vedle postele i vedle WC mísy! Letáky, časopisy, pozvánky, faktury, bankovní výpisy, tu a tam nějaký ten úřední dopis a nakonec i soukromá pošta - každý týden se nakupí slušná hromádka, se kterou je potřeba se vypořádat, a pro většinu lidí je to otrava. I pro Marii Kondo!

Ta papíry nesnáší tak moc, že se neobtěžuje žádnou archivací, tříděním do složek a nadepisováním štítků, a s papíry doporučuje zatočit jednou pro vždy a zničit vše, co nespadá do jedné z těchto tří kategorií:




  • momentálně používané (k vyřízení - tato složka musí být pokud možno poloprázdná, protože se ihned vyřizuje, třeba v rámci středeční antiprokrastinace)
  • potřebné pro určitý čas (smluvní dokumentace)
  • nutné uchovat navždy (ostatní, jako rodné listy atd.)

A jak podle KonMari naložit s haldami papírů, kterých už máme plné skříňky, sekretáře, police a šanony?

Studijní materiály
Jde především o materiály z kurzů a škol. Tyto instituce navštěvujeme pro to, abychom v nich nasáli znalosti, zanícení učitele, byli ve studijním prostředí, potkali stejně založené lidi. Nabyté dovednosti si po skončení kurzu zkoušíme, uplatňujeme a rozvíjíme v praxi a v drivé většině se už nikdy nevracíme k teorii a samostudiu. Stěžejním studijním materiálem je tedy samotný proces navštěvování školy, nikoli papíry. Kdybychom se mohli vzdělávat čtením papírů, nebudeme hradit vysoké školné nebo kurzovné a ztrácet čas navštěvováním školy. Marie tedy doporučuje zbavit se všech takových materiálů.
V tomto bodě s ní vřele souhlasím, nedávno jsme doma zcela zrušili tuto dosud hájenou sekci a při vyhazování se dobře pobavili nad zastaralým obsahem, ačkoli od studií uběhlo jen pár let - tak dynamicky se některé obory vyvíjejí! Chce to zavřít oči (rozhodně si nevybavovat ty pořizovací cifry) a materiály rozdat nebo vyhodit.

Bankovní výpisy
V Japonsku mají bankovní výpisy pouze jeden účel: ověření zůstatků a kontrola výdajů v uplynulém měsíci. Pak jej lze vyhodit a Marie to určitě doporučuje, neb ji nenapadá jediný důvod, proč by měl být výpis v budoucnu potřebný.
Můj dodatek: Marie totiž nežije v České republice :) V zemi, kde u některých firem existuje praxe tzv. umělého vytváření pohledávek. To se vám takhle po pár letech - ale těsně před uplynutím zákonné lhůty pro vymožení pohledávky - ozve nějaký ten operátor nebo dodavatel a tvrdí, že jste neuhradili jednu, dvě nebo rovnou tři splátky a máte tak učinit ihned, nebo doložit, že jste zaplatili...

Stejně tak si myslím, že je dobré mít doložené některé větší transakce. Aut, nemovitostí, poskytování či splácení půjček a podobných událostí člověka v jednom životě zase nečeká tolik, aby to nemohl zaarchivovat. V případě (chraň bože) příbuzenských či rozvodových tahanic se osvěžení paměti hodí.

Záruky a návody
Marie má sympaticky jednoduchý recept: hlavně se neobtěžovat záruční listy a návody třídit do kategorií, vkládat jednotlivě do desek apod. Doporučuje záručáky vložit do jednoho průhledného závěsného obalu (a čas od času probrat a vyhodit "prošlé") a návody neskladovat vůbec.
Vlastní zkušeností jsem už též došla ke zjištění, že je pro mě jednodušší a rychlejší jakýkoli návod vygůglovat, než dojít ke kartotéce, otevřít ji, vyhledat příslušnou složku a v ní identifikovat správný dokument (brožuru).
Zlatá doba elektronická, věčná sláva Googlu a internetu ...a elektřině, viz vtip:
Povídají si Google, Facebook, Wikipedie, internet a elektřina.
Google říká: "Já všechno najdu!!!"
Facebook: "Já všechny znám!!!"
Wikipedie: "Já všechno vím!!!"
Internet: "Kdyby nebylo mě, tak tu nejste!!!"
Elektřina: "Tak se zase všichni uklidníme..."

----
Co KonMari nezmiňuje a já přesto vřele doporučuji neopomíjet a evidovat, jsou termíny záručních servisních prohlídek. U některých spotřebičů nebo strojů (sekačka na trávu, auto, jízdní kolo...) jde o součást záruky a bez dodržení pravidelných prohlídek vám může propadnout. Proto si vždy při pořízení (nebo po návratu ze servisu) poznačte další termín či interval do diáře/kalendáře!
 

Přání a pohlednice
Navzdory technickému pokroku a náskoku Japonska je v této zemi hezkým zvykem posílat si poštou přání do nového roku. KonMari považuje jejich účel za splněný v okamžiku přečtení a pak je doporučuje s vyjádřením vděku, že zprostředkovaly radost příjemce a pozornost odesílatele. Pokud si je schováváte proto, abyste věděli, komu příští rok přání opětovat, pak je doporučuje neskladovat déle, než 1 rok, a určitě vyhodit všechny, které jsou starší dvou let - samozřejmě až na ty, které probouzí v srdci opravdovou radost.
Podle mého názoru lze archivaci vypustit úplně, na podzim jsem ve Vánočním speciálu sdílela tabulku s adresáty, kam lze jména vpisovat, aniž by bylo potřeba kvůli tomu skladovat pohlednice celý rok. Tuto tabulku jsem nyní pozměnila tak, abyste mohli jen odškrtávat odeslané, a to hned 4 roky dopředu.  Stáhnout si ji můžete ZDE.


Šekové knížky
Problém, který se nás většinou netýká, pokud ano, pak použité šekové knížky skartujte.

Výplatní pásky
KonMari považuje jediný účel výplatnic za zdroj informací o tom, kolik má člověk dostat zaplaceno. Co platí na Dálném východě, nemusí platit na Divokém východě. Výplatnice prostě nevyhazujte. Kdo měl někdy něco do činění se SSZ ohledně nedoplatků na odvodech, nebo prokazoval nárok na důchod, dá mi jistě zapravdu!

Doufám, že se vám nyní bude probírat papíry snáze a bez velkého váhání, a uvolní se vám zase trocha prostoru a energie a pocítíte radost z pokroku.
Příště nás totiž čeká velmi náročná kategorie: široká škála předmětů, kterou KonMari nazývá komono!

Mějte se krásně!
Fi

3 komentáře:

  1. Tak já studijní materiály mám schované. Jako učitelka po nich čas od času ráda sáhnu. Ale celých 5 let na PřF se mi vešlo do 4 šanonů a jedné krabice. Naopak bankovní výpisy jsem vyházela, a teď mi je posílají jen elektronicky. Pokud přítel internet nezklame, budu je mít v ruce, až bude třeba:-)

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Pravda je, že to bude obor od oboru a bude rozdíl mezi materiály ke studiu jazyků a materiálu ke studiu webdesignu a aplikací z r. 2002 ;)
      A elektronické bankovní výpisy jsou vynález hodný nobelovky, mám pocit, že už teď jsem zachránila tak dva stromy ;) Chce to teda trochu morálu je pravidelně uložit, přejmenovat a mít taky externí kopii, ale to se dá zvládnout, jednou za pár měsíců. Hlavně je to věc, které se rádi ujímají partneři, takže delegovat! ;)

      Vymazat
  2. Tak mám za sebou třídění papírů. Několik objemných složek se kupodivu vešlo do dvou šanonů. Jeden souvisí se zaměstnáním,ve druhém je zbytek mého života:-) Konečně jsem vycházela několik (i dvacet) let staré výměry přídavků na děti, výpisy že zrušených pojistek či spoření apod. Rovnou jsem při tom vytridila celou komodu s dalšími věcmi, v podstatě komono. V hlavě mi teď straší sklep,kde je několik krabic studijních materiálů,které mi od té doby,co jsem je tam uskladnila,dosud nechyběly. A že je to pár let...Ivča

    OdpovědětVymazat

Děkuji za váš komentář :)