pátek 13. března 2015

Organizační série - Den 29: Archivace dokumentů, část 2.

Vítám vás u 29. dílu Organizační série a její druhé části věnované Archivaci dokumentů.

Dnes si představíme jednoduchý způsob, jak vyřizovat došlou poštu a platby, kterých se nám každoměsíčně sejde nemálo.

Už u pilotního dílu v zóně předsíně jsme si vysvětlili, proč je důležité veškerou došlou poštu dávat na jedno místo a zbavit se návyku válet obálky jen tak nahodile. Na botníku v předsíni nebo na jídelním stole v kuchyni se nějaká ta pošta lehce zašantročí a odtud už není daleko k nějaké té obsílce s pruhem, kterou jsem vás strašila předevčírem.

Pokud jste tak tedy doposud neudělali, prosím, ve vlastním zájmu si zřiďte nějakou krabici, stojan nebo šuplík a tam veškerou příchozí poštu ukládejte.
Jednou za čas - nemusí to být nutně jednou týdně, ale zase ne jen jednou měsíčně - tuto došlou poštu projděte a zprocesujte. Co myslím tímto nelibozvučným termínem?  Prostě to vyřiďte ;)
Otevřete všechny obálky, vyhodnoťte jejich obsah a udělejte, co je potřeba. Třeba v rámci antiprokrastinační středy. Úřední záležitosti vyřiďte nebo na ně odpovězte, složenky zaplaťte, když už budete mít zapnutý počítač a "otevřenou" banku, podívejte se, zda odešly trvalé příkazy a inkasované částky odpovídají - není to tak dávno, co na nás mobilní operátor zkusil malý kanadský žertík a z účtu si stáhl víc peněz, než měl, lišák podšitej.
Trocha kontroly proto neuškodí, zase tolik času to nezabere.

Pravidelné platby
Pokud se chcete vyhnout zmatkům v placení, můžete si platby - ať už pravidelné každoměsíční nebo nepravidelné (ty obzvláště!) pohlídat pomocí tabulky, kde si budete vést všechny vaše závazky a odškrtávat si je, jak budou placeny.
Třeba pomocí této tabulky:

Jednoduše vepište váš výdaj, den splatnosti v měsíci, zadejte, zda je nastaven trvalý příkaz v bance, nebo musíte platbu zadat, u nepravidelných výdajů jako jsou pololetní platby si můžete vykřížkovat (nebo vybarvit) měsíce, kterých se platba netýká a nemusíte tento výdaj každý měsíc hlídat.
K jednotlivým položkám si můžete vést částky v korunách pro ještě větší přehled. Zaplacenou složenku nebo fakturu odfajfkujete a máte klid!
Znovu opakuji - tabulku doporučuji používat jen pro pravidelné platby jako je nájem, hypotéka, zálohy na energie, roční vyúčtování energií, telefony, pojistky, kroužky, stavebka, atd. atd. Jsou to výdaje na bázi smlouvy, někdo je pravidelně požaduje a mohlo by se stát, že na vás po dvou letech bafne, že jste nezaplatili. Protože ale takto sami dříve uvidíte, že máte nějaké podezřelé plonkové políčko (okénko) v tabulce a buď vám nedorazila faktura, nebo si to věřitel sám nezinkasoval, budete ho moci popohnat dřív, než vznikne problém (a nějaký filuta vám nezačne počítat penále, tohle účelové "vytváření pohledávek" u nás není nic nového), předejděte tomu, když můžete!

A co s účtenkami?
Už jsme si v minulém díle řekli, že účtenky je nutno schovávat, zvláště u věcí se zárukou, pro případ reklamace. Ukládejte je opět na jedno místo, ať nemáte zbytečně naditou peněženku, já účtenky hážu do pořadače hned vedle došlé pošty. Pokud sledujete bedlivě své výdaje, pak si budete chtít jednou za čas sednout a zaznamenat i částky za menší nákupy, jako např. potraviny. V tomto případě pak po zapsání můžete účtenku vyhodit.
V případě věci se zárukou budete muset účtenku schovávat po celou záruční dobu, takže na to mějte nějaký pořadač a přehledně tam tyto dokumenty zařaďte. Jelikož věřím v sílu jednoduchosti řešení, nikam už nic nelepím, nešpendlím a nepopisuji, prostě mám takovou složku s dvanácti chlívky pro každý měsíc, tam hodím tyto účtenky a faktury a bohatě mi to tak stačí. Rozhodně je to posun od dob, kdy se záručáky a účtenky válely mezi omalovánkami, manuály a časopisy ;)

Když jsem zmínila manuály, zrecyklujte je. Naprostou většinu příruček stáhnete na internetu v pdfku, pokud máte funkční mixér z roku '86, pak je to samozřejmě jiná, takový poklad si ponechte i v papírovém vydání, ale u pračky 3 roky staré je to nesmysl!

Tak a teď malá rekapitulace na závěr:



DOŠLÁ POŠTA
Krok 1. - došla obálka - vidím logo O2, nezájem (prozatím) - hodím do složky Došlá pošta
Krok 2. - otevřu složku - otevřu obálky, vyřídím úřední, složenky a faktury poplatím, zkontroluji inkasa, odškrtnu platby v tabulce
Krok 3. - co je potřeba založím, zbytek recykluji (bez osobmích údajů - to vždy skartovat nebo spálit!)


OSTATNÍ FAKTURY A ÚČTY ZA NÁKUPY
Krok 1. - teleportovat z kapes, kabelek a peněženek na jedno místo (klidně do došlé pošty)
Krok 2. - vytřídit, účtenky na věci se zárukou založit, vše zanést do domácího účetnictví, pokud se vedou výdaje.
Krok 3. - zbytek zrecyklovat

Krok 4. - dát si panáka ;)


Tabulka s ročním přehledem výdajů je ke stažení ZDE.
Tabulka na domácí účetnictví zase TADY.

Krásný pátek třináctého! :)

9 komentářů:

  1. Milá Fidorko, tak jsem konečně zdolala i tohoto kostlivce! A pokud by mě zítra přejela tramvaj, tak po mně aspoň nezůstane v papírech chaos :-) Díky moc za Vaše tipy! Máme košíček na došlou poštu, jupí! A ještě k té tabulce účetnictví - tu máme s manželem od začátku manželství, pravidelně děláme rozpočet. Ale než jsme se sladili - on ajťák s tabulkou plnou vzorečků a já pomáhající profese, která si vedla sešit MD a D :o) tak to chvíli trvalo, ale zdařilo se!

    OdpovědětSmazat
  2. teď je to na toho panáka, právě jsem si vytvořila díky vám super přehled a zjistila, že jezdím bez zaplaceného povinného ručení...

    OdpovědětSmazat
    Odpovědi
    1. No, teď už je asi pozdě, ale na tohle pozor, protože tohle hlídá Ministerstvo dopravy a jakmile zjistí, že v určité době bylo přihlášené vozidlo bez povinného ručení, zpětně vyměřuje asi 50 kč za KAŽDÝ DEN doby nepokryté POV, takže mě jednou asi třínedělní pauza mezi dvěma pojistkami stála pak 1500 Kč. I když s autem nikdo nejezdil, bylo v garáži a já dokonce úplně mimo republiku, nikoho to nezajímá.

      Smazat
  3. Zdravím a děkuji za super web. Ráda bych se zeptala na to zpracování úctenek. Třídíte je podle toho kdy byly pořízeny, nebo kdy končí záruka? A jak často se k nim vracite a vyhazujete ty, které uz jsou po záruce?
    Díky za rady
    Eliška

    OdpovědětSmazat
    Odpovědi
    1. Dobrý den, Eliško,
      třídím je chronologicky podle data pořízení (tak jako spontánně, jednou týdně vyberu peněženku a mrsknu to tam), protože na naprostou většinu nákupů se vztahuje 2letá záruka. A tu víceletou záruku, která bývá zpravidla jen u dražších nákupů (spotřebiče, elektronika, kola), dávám do kapsy stranou, to jsou ale třeba jen dva doklady ročně, protože hodně takových nákupů dělám přes eshop a DD dostávám elektronicky a ten vůbec netisknu, jen ho přeřadím do složky s nákupy, kde ho i díky vyhledávání najdu vcukuletu.
      Hezký den!
      Fi

      Smazat
  4. Dobrý den všem, já na účtenky používám jednoduchý systém, o kterém mi řekla moje mamka. Všechny účtenky na věci, na které je dvouletá záruka, si dávám do plastové kapsy A4 (takového zavíracího pouzdra) podle toho, ve kterém roce jsme je koupili (napíšu si rok na tu kapsu). Kapsu mám v šuplíku v komodě v obýváku, takže je pořád po ruce. Na konci roku celou tu kapsu uklidím do skříňky k ostatním a po dvou letech účtenky vyhodím a nemusím je vůbec přebírat. Když potřebuju nějakou účtenku najít, tak to chvíli trvá, ale zas tolik účtenek za ten rok nenastřádáme, takže se to dá. Není to tak přehledné, jako to má Fidorka, ale je to dobrý systém pro toho, kdo s tím nechce nebo nemůže trávit moc času. Martina

    OdpovědětSmazat
    Odpovědi
    1. Dobrý den,
      ano, pokud toho moc nestřádáte, tak to je určitě naprosto dostačující a můžu jen doporučit!
      Já už to taky časem úplně spontánně zjednodušila na kvartály. Když byly děti malé a pořád jsem něco kupovala a za krátkou dobu zase prodávala (oblečení, potřeby, hračky), tak se to měsíční řazení hodilo, protože to bylo přehledné. Teď jsem na kvartálech a věřím, že zakrátko (relativně) bude úplně stačit roční řazení jako máte vy.
      Tohle si tedy každý musí nastavit podle situace, ale určitě - za mě - platí, že čím jednodušší systém, tím větší šance na jeho dlouhodobé (u)držení. Složité indexové uspořádání podle čísel, abecedy, barev atd. - to je past na chaotika mého typu. :) Hezky se na to kouká, ale v každodenním životě scifi.
      Takže děkuji za podnětnou poznámku!
      Mějte se hezky,
      Fi

      Smazat
  5. Super wpis. Pozdrawiam i czekam na więcej.

    OdpovědětSmazat

Cením si každého milého komentáře a čtenáře blogu ♥
Prodejcům proto děkuji, že neobtěžují ostatní vkládáním "komentářů" s linky na úplně nerelevantní produkty, kterým chtějí dělat reklamu. Takové okamžitě mažu a nahlašuji jako spam.