Organizační série - Den 28: Archivace dokumentů, část 1.

Nic nám nenabourá pohodu víc, než úřední obsílka s pruhem, ve které nám nějaká instituce zdvořile (avšak asertivně)  oznamuje, že jí dlužíme třeba několik tisíc, plus penále za pohledávku několik let nazpátek starou.
Ponechme nyní stranou, zda uplatňuje svůj nárok oprávněně či nikoli, zda lze podat odpor a odvolávat se na promlčecí lhůtu nebo ne a pojďme se spíše v tuto chvíli zařídit tak, abychom v takové situaci dokázali k domnělé pohledávce vůbec dohledat potřebné doklady a platbu. Ne vždy se to totiž v takové situaci daří ;)


Tímto vítám u 28. dílu Organizační série!

Dnes nahlédneme do archivace dokumentů, faktur, účtenek, smluv a výpisů.

Existuje několik zákonných i doporučených lhůt na uchovávání dokumentů, zdroje se velmi různí a je těžké se v tom zorientovat.
Za mě platí - schovej, co můžeš! Jen tak se lze vyhnout pozdějším starostem a zbytečným výdajům.
Jenže - schovat se to musí tak, aby to taky člověk našel!

Výpisy z účtu
První věcí, kterou doporučuji mít v domácím archivu, je šanon s výpisy z účtu, kde jsou zaznamenány všechny platební transakce. Frekvence zasílání výpisů se různí v závislosti na bance a nastavení vašeho účtu. Pokud stejně jako já nemáte rádi zbytečné papíry a jejich pravidelnou archivaci, změňte svoje nastavení a požádejte banku o zaslání jednou ročně (beztak to je minimální interval, který jí ukládá zákon).
Tento canc nevyhazujte, jednou vám může přijít vhod. I takový pouhý bankovní výpis z období třeba před třemi lety, o který banku požádáte, totiž většinou stojí nemálo peněz - poplatek jde do řádů stovek korun! Čest výjimkám mezi bankami, které umožňují svému klientovi přístup do celé transakční historie od založení účtu. Já vím v současnosti jen o jedné takové.
Výpisy si můžete schraňovat i elektronicky, ty, které mají elektronický podpis banky, mají právní váhu, ostatní nikoli, ale aspoň vám poslouží jako vodítko a když budete potřebovat po osmi letech dohledat nějakou konkrétní platbu, budete alespoň vědět, o který papír za které období jde.

Faktury a účtenky
Pokud jde o zboží, na které máte záruku, zpravidla dvouletou, někdy však i delší, tyto dokumenty uchovejte po celou dobu trvání záruky. Naučte se do nějakého růžku výrazně zapsat údaj, do kdy je potřeba jej schraňovat (vypršení záruky). Hodí se vám to, až budete periodicky složku probírat a třídit, nebudete muset na každém papírku, papíru a paragonu študovat titěrná čísílka a probírka vám pak půjde rychle od ruky.
Faktury, jejichž předmětem je cokoli, co souvisí s vaším bydlením, nemovitostí, vozidlem, službami, energiemi atd. doporučuji skladovat v šanonu, který je s předmětem faktury spjat. Svůj k svému. Až vám přijde upomínka za teplo z roku 2012, nebudete muset probírat složku se všemi účty roku 2012, nýbrž otevřete šanon "Bydlení" a podsložku "provozní náklady" a "teplo" a snáze dohledáte vyúčtování i s fakturou a údajem, kdy a jak jste tento výdaj zaplatili. Rovněž se vám lépe bude sledovat meziroční růst nebo pokles těchto nákladů.
Pamatujte, že při třídění platí pravidlo "svůj k svému"!

Smlouvy
Stejné pravidlo platí pro smlouvy: máte-li smlouvu na byt, dejte ji do složky Bydlení nebo Byt (Dům). Například plyn či elektřina, které odebíráte doma, bude rovněž v šanonu Byt/Dům. Plyn nebo elektřina, které odebíráte na rekreační nemovitosti, bude v příslušném šanonu "chata/chalupa".
Leasingová smlouva  na vůz patří do šanonu Auto, spolu s pojištěním a servisními údaji.
Pojistná smlouva na domácnost náleží do "Bydlení/Byt/Dům". Smlouvu na životní pojistku uložte do osobního šanonu osoby, které se týká (stejně jako její rodný list, pracovní smlouvu nebo zdravotní dokumentaci). Hodně lidí má tyto náležitosti uspořádané jinak, a pak má příliš mnoho šanonů s nápisy "Česká pojišťovna" nebo "Stavebko u lišky" atd.
Mně přijde účelnější a pohodlnější mít namísto 10-12 tenkých složek raději 5 tlustých šanonů s rozdělenými podsložkami a řadit dokumenty podle předmětu, kterého se týkají, nikoli podle účelu.

Takto budete mít ve výsledku šanon (třeba zase to Bydlení) a v něm po ruce cokoli, co s ním souvisí:
- kopii nájemní smlouvy (podnájem, pronájem)
- kopii smlouvy o nabytí družstevního podílu a stanovy družstva (v případě DV)
- náležitosti kolem splácení anuity (DV, později OV)
- kopii kupní smlouvy (v případě OV)
- výpis z katastru (OV)
- podklady k odvodu daně z nemovitosti (OV)
- pojištění, poj. smlouva a přehled plateb
- smlouvy na energie i jejich vyúčtování, opět s přehledem o platbách
- technické  náležitosti (sem se například hodí fotografie rozvodů elektřiny na zdech před omítnutím - jako když najdete, až budete potřebovat někam vrtat - nebo i zadokumentované odstíny výmalby v jednotlivých pokojích, po pár letech už člověk jen tak z hlavy nevytasí, jestli se ten proklatej žlutej odstín jmenoval Dessert Sun nebo Sunny Island ;))
- podklady ke stavbě a stavebnímu řízení atd. doporučuji vzhledem k objemnosti skladovat odděleně


Osobní šanon
Typický "osobní" šanon dospělého člena rodiny by pak měl zahrnovat:

• rodný list (kopie)
• pas a kopie dokladů
• zdravotní dokumentaci i s očkovákem
• pracovní smlouvy
• zápočťáky a evidenční listy
• vzdělání (vysvědčení, certifikáty atd.)
• smlouvy a dokumentace týkající se jeho "provozu" (mobilní operátor například, smlouva s členským klubem týkající se nějakého koníčka atd.)
• dokumentace týkající se jeho původní rodiny (dědické řízení apod.)

Šanon dítěte:

• rodný list (kopie)
• zdravotní dokumentace
• dokumentace ze školky/školy
• a další úřední záležitosti dítěte (spoření, pojistka..)

Originály nejdůležitějších lejster jako jsou rodné listy, oddací listy, kupní a darovací smlouvy se pak vejdou do tenkého šanonu, který doporučuji uložit na obzvlášť bezpečné místo.

Doufám, že jsem toto složité a neoblíbené téma naservírovala co nejsrozumitelněji a nejstravitelněji. Pokud máte otázky, nebojte se zeptat :)

Nashle u dalšího dílu!